När en medarbetare avlider

Det här är ett av mina mest lästa och delade blogginlägg. Av en anledning jag glömt tog vi bort den. Nu publicerar jag den igen. Jag vet att den kan vara till stor hjälp. 

När en medarbetare avlider stannar företaget för en liten stund. Någon måste göra rätt, alla tvekar kring vad man ska göra. Finns det inte en plan är risken att ingen tar hand om personalen och ännu mindre kunder och partners. En handlingsplan att följa säkerställer att det ändå blir gjort. Här följer en användbar plan som du skulle kunna skräddarsy för ditt företag:

Innan något har hänt:

  • Fundera på var på företaget man skulle kunna ha ett minneshörn, med ett ljus, en ram med en bild på medarbetaren och en minnesbok.
  • Köp en ljusstake, ram och minnesbok, så att det är lätt att ta fram om något sker.
  • Skriv ner en handlingsplan.

Handlingsplan

  • Samla de närmast berörda teamen för att prata om vad som har hänt. Berätta var man kan få extra stöd. Berätta att ni kommer att ställa iordning ett minneshörn och säg att de kan skriva i minnesboken om de vill.
    Ansvarig: Teamchefen.
  • Skicka ut ett mejl till samtliga medarbetare. Berättar vad som hänt. Beklaga det inträffade. Berätta om personen och dennes värde för företaget. Berätta var de som vill ha extra stöd kan få det. Berätta att ni kommer att ställa i ordning ett minneshörn och säg att de kan skriva i minnesboken om de vill. Om företaget är geografiskt spritt kan ni be medarbetarna att mejla minnesord till en person, som skriver in det i minnesboken.
    Ansvarig: vd eller HR-chefen, alternativt den närmsta chefen om företaget är stort.
  • Kanske ska ni publicera mejlet på intranätet, med en bild av medarbetaren.
  • Gör i ordning minneshörnet.
  • Skriv ett mejl till människor som arbetar tillsammans med personen, men inte på företaget. Här kan det vara en vits att skriva olika mejl till kunder och partners. Erbjud även dem att mejla in det de skulle vilja skriva i minnesboken.
  • Innan mejet skickas ut ringer valda medarbetare till dem som arbetat tätt samman med den avlidna, för att berätta vad som har hänt. De kan använda e-postmeddelandet som stöd.
  • Skriv även ett mejl till dem som inte arbetar tätt tillsammans med personen men som ändå bör få informationen, och som kanske vill skriva i minnesboken.
  • Kanske ska ni anpassa denna text och lägga ut den på hemsidan. Även där kan man ange en e-postadress dit man kan skicka några ord till minnesboken.
  • Lägg in ett autoreply på mejlen och be avsändaren att kontakta en annan person för att få hjälp. Denna person ansvarar för att berätta om vad som hänt och vem som kan hjälpa dem i fortsättningen. Det finns nivåer på vem som behöver veta vad och denna person bör få instruktioner kring det. De som inte vet att en person har funnits, behöver inte bli informerad om att personen har avlidit heller. Man alla som har haft en personlig kontakt bör få information om vad som hänt. Det krävs lite fingertoppskänsla här och det bör inte vara en person som har sorg.
  • Kontakta familjen och beklaga sorgen, från företagets sida. Personligen, via blommogram eller ett telefonsamtal.
  • Informera de närmast sörjande på företaget om att ni har varit i kontakt med familjen och vidareförmedla eventuella hälsningar.
  • Uppdatera eventuell intranätstext med info om kontakten med de anhöriga. En del familjer vill lämnas ifred, andra vill bli kontaktade. Alla uppskattar en blomma, eller en hälsning via posten.
  • Företaget kan skriva en minnesruna till SvD och/eller DN. Företaget eller en kollega kan skriva under denna.
  • Beställ blommor till begravningen.
  • Uppdatera intranätstexten med tid och plats för begravningen om de anhöriga så önskar.
  • Överlämna minnesboken till familjen i samband med begravningen, eller efter denna.

This entry was posted in Extern kommunikation, Intern kommunikation, Krishantering. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>